“Organisaties die verslaafd zijn [aan organiseren, red.] besteden een groot deel van hun tijd aan zinloze activiteiten. Deze activiteiten sluipen erin vanuit een dieperliggende wens om structuur en routines te creëren die een vorm van collectief belang zouden dienen”.

Deze twee zinnen uit het boek ‘Verslaafd aan organiseren’ van Tjip de Jong malen door mijn hoofd. In mijn werk als onderwijskundig adviseur kom ik dagelijks over de vloer bij diverse onderwijsinstellingen en onderwijsteams. De collega’s die ik daar ontmoet gunnen mij een blik in hun dagelijks bestaan en vertellen mij de dilemma’s en ontwikkelvraagstukken waar zij dagelijks mee bezig zijn. Diverse thema’s komen voorbij; vraagstukken over onderwijsontwikkeling, teamontwikkeling, organisatie-ontwikkeling, persoonlijk leiderschap, pedagogiek en didactiek, enzovoorts. Thema’s waaraan ik graag mijn steentje bijdraag om die onderwijsteams waar ik mee samenwerk een stapje verder te brengen.

Als ik door mijn oogharen kijk en denk aan de projecten waar ik op dit moment bij betrokken ben, herken ik veel van de woorden van Tjip. Veel van de ontwikkelvragen die urgent zijn voor de onderwijsteams waar ik mee samenwerk, moeten worden opgelost met behulp van reeds vastgelegde beleidsnotities over onderwijs- of teamontwikkeling. Inderdaad vanuit een wens van de organisatie om structuur en routine in het werk aan te brengen. Of het nu gaat om het aantal uren Burgerschap, de organisatie van keuzedelen, de werkwijze in ons team – we zijn immers allemaal zelfsturend! – en onze teamontwikkeling, alles is (centraal) vastgelegd en bepaald.

Inspraak genoeg!

Natuurlijk, we hebben allemaal onze bijdrage mogen leveren aan die documenten: we zijn uitgenodigd om deel te nemen aan strategische bijeenkomsten, instellingsbrede vakgroepoverleggen, klankbordgroepen, enzovoorts. Inspraak genoeg. Sessies die bedoeld zijn om recht te doen aan de enorme diversiteit van ons onderwijs en de teams die werkzaam zijn in de school. Dit levert een schat aan informatie op, die vervolgens gekanaliseerd moet worden en verwerkt wordt tot één richtinggevende beleidsnotitie met bijbehorend implementatieplan.

En dan gebeurt het…

…. weg met de diversiteit en verscheidenheid! Op naar structuur en routine! Ineens is ieder team en ieder onderwijsprogramma gelijk en moet het lukken om aan de gevraagde doelstellingen te voldoen binnen het afgesproken tijdspad dat er beschikbaar wordt gesteld.

Vanuit de organisatie, vaak vertegenwoordigt door leidinggevenden en adviseurs van stafafdelingen, wordt er gewerkt aan bijeenkomsten waar vooral wordt gekeken naar het belang van de verandering of ontwikkeling. En terecht, een verandering tot stand laten komen lukt vooral als de medewerkers die voor de verandering moeten gaan zorgen er ook echt de noodzaak van in zien. Urgentie ervaren.

Verken de beginsituatie

Een belangrijke stap die vervolgens in het veranderproces onvoldoende aandacht krijgt, is het bepalen van de beginsituatie van ieder team, of teamlid. Immers, in aanloop naar de nieuwe structuur of routine hebben we juist gretig gebruik gemaakt van deze diverse invalshoeken. Daar hebben we erkend dat ieder team, teamlid of onderwijsprogramma start vanuit een ander vertrekpunt. Waarom? Historie en ervaring. Veel teams hebben ervaringen opgedaan in het samenwerken als team, in de samenwerking met het bedrijfsleven, in de samenwerking met studenten en leidinggevenden en ga zo maar door. Deze ervaring maakt dat teams staan waar ze nu zijn. Ieder met een eigen geschiedenis.

Dikke stroop

Klinkt wel als heel vertragend en erg dikke stroop, vind je niet? Nee! Juist door goed te kijken wat er nu is, kun je ook zien welke stappen er gezet moeten worden om te komen waar we straks willen zijn. Ontwikkelstappen van dit specifieke team of onderwijsprogramma. De juiste stappen. En dat zijn wellicht niet de stappen die het implementatieplan voorschrijft. En dat ziet er wellicht ook anders uit dan is omgeschreven in de nieuwe structuur of routine in de beleidsnotitie. Hoe mooi zou het zijn als elk onderwijsteam een eigen implementatieplan mag maken bij het invoeren van de nieuwe procedures en routines.

Stop de verwaarlozing

Waarom is dit eigenlijk zo belangrijk?

Voor mij ligt een deel van het antwoord op deze vraag verscholen in de theorie van de ‘verwaarloosde organisaties’ van Joost Kampen. In zijn boek beschrijft hij het thema verwaarlozing in relatie tot de wijze waarop organisaties – of teams – geleid worden. Door een gebrek aan sturing en/of begeleiding ontstaat er ruimte voor ongewenst gedrag en gewenning aan ongewenst gedrag. Dit kan op termijn weer leiden tot achterstand in de ontwikkeling van een professioneel team of organisatie.

Maar hoe verhoudt dit zich dan tot mijn eerder beschreven behoefte aan structuur en routines in onze organisatie? Dit zorgt toch juist wel voor duidelijke sturing en begeleiding? Nou, dat durf ik in twijfel te trekken. De structuur en duidelijkheid waar Joost Kampen over spreekt is bedoeld in relatie tot waar het team, of de organisatie, op dat moment staat. Anders gezegd: het gaat hier over opvoeden, passend bij het ontwikkelstadium waar het individuele kind op dat moment is. Niet waar gemiddeld genomen zijn of haar leeftijdgenoten op dat moment zouden moeten zijn.

En juist daar wringt de schoen in onze behoefte naar structuur en routines. Hierbij gaan we uit van de grote gemene deler. Ook al lieten we het kind vooraf denken dat zijn of haar behoefte er voor ons echt toe deed. Nu dit toch niet zo blijkt te zijn is het risico groot dat we in onze begeleiding en coaching ook aansluiten bij wat het gemiddelde vraagt. Of, een ander voorbeeld, de hardloper kan het gevoel krijgen een stap terug te moeten doen en de diegene die wat extra hulp nodig heeft, voelt dat hij of zij geen extra ondersteuning krijgt. De middenmoot bepaalt. Hiermee doen we elkaar tekort. Dit kan het begin van verwaarlozing zijn en uitgroeien tot ongewenst gedrag of ontspoorde routines in een team. Collega’s voelen zich minder betrokken tot elkaar, tot het werk dat gedaan moet worden en tot de organisatie waar zij voor werken. Langzaamaan ontwikkelt het beeld dat een team niet wil veranderen of ‘in de weerstand zit’.

De vraag is echter of dit ook zo is. Is het niet veel verstandiger om eerst eens goed te kíjken, aandacht en betrokkenheid te tonen en te onderzoeken wat de beginsituatie is? En van daaruit te werken aan de gewenste ontwikkeling met de begeleiding en ondersteuning die noodzakelijk is. Samen in ontwikkeling, los van verslavende rituelen die ons belemmeren en ons eerder uit elkaar drijven dan bij elkaar brengen.

Je gaat het tenslotte pas zien als je het door hebt. (Johan Cruijff)