Het monitoren van de startfase van eerstejaars studenten

Binnen organisaties staat het al hoog op de agenda: Het “onboarden” van nieuwe medewerkers. Zo gauw een nieuwe medewerker “on board” komt wil je hem daar ook houden. Een goede onboarding is dus daarom méér dan een introductie. Het is een volwaardig inwerkprogramma dat als doel heeft dat de medewerker snel productief is en zichzelf verbindt aan zijn werk en de organisatie. Met zorg en aandacht aan boord laten gaan én blijven dus. Dat is goed voor zowel organisatie als medewerkers, omdat zij daarmee sneller waarde toevoegen (“tel uit je winst”) én zich beter verbonden voelen met de organisatie (wat een ongewenst snelle uitstroom voorkomt). Daarnaast draagt een goede onboarding ook bij aan een goed bedrijfsimago, en dat is weer interessant voor potentieel nieuw te werven medewerkers. Ook dat maakt dat een goede onboarding steeds belangrijker wordt.

ONDERWIJS

Binnen onderwijsinstellingen is onboarding net zo goed zinvol toepasbaar. Ook hier is immers sprake van veel beweging en groei, de wens studenten aan te trekken én hen gediplomeerd en succesvol over te dragen aan het werkveld en de maatschappij. Binnen het onderwijs willen we ervoor zorgen dat studenten snel, gemotiveerd en productief in het leerproces zitten én zich verbonden voelen. Verbonden met de onderwijsinstelling, de medewerkers en met mede studenten. Dat leidt tot betrokken studenten die goede resultaten behalen, en zich op een constructieve manier professioneel, persoonlijk en maatschappelijk ontwikkelen. Onboarding draagt er aan bij dat studenten zich verbonden voelen met de onderwijsinstelling en het verminderen van vroegtijdige studie-uitval.

WAT IS ONBOARDING?

Maar wat is onboarding precies? En hoe is dat zo te organiseren dat nieuwe studenten succesvoller worden? Goede onboarding versterkt het leerklimaat voor – en het leerproces van – nieuwe studenten. Het stimuleert de (maatwerk) aandacht voor basisbehoeften voor een goed leerklimaat zoals autonomie, verbinding en competentie. Onboarding heeft aandacht voor persoonlijke omstandigheden en studiemotivatie.

Onboarding is meer dan de traditionele introductiedag of -week. Het kan gezien worden als een drietrapsraket:
1. Voorbereiding (de fase tot aan de werkelijke start van de studie),
2. Oriëntatie (de eerste 3 maanden) en
3. Integratie (de rest van het eerste studiejaar).

In een traditionele introductie is weliswaar veel ruimte voor de “geschreven regels” binnen de onderwijsinstelling, maar de communicatie is vaak eenrichtingsverkeer. De onderwijsinstelling is geneigd de nieuwe studenten in één keer alle geschreven informatie te geven zoals de procedures, regels, organisatiestructuur, lesprogramma etc. Onboarding gaat juist óók over dat wat ongeschreven is binnen de onderwijsinstelling. Hoe verloopt de communicatie hier? Onboarding gaat over het uitwisselen van informatie tussen de nieuwe student en de onderwijsinstelling. Het gaat over (wederzijdse) feedback en verbinding. Zo zijn beide partijen sneller én beter in staat om hun verwachtingen waar te maken. Goede onboarding is tweerichtingsverkeer.

HOE WORDT MIJN EERSTEJAARS EEN GOEDE STUDENT?

De komst van nieuwe studenten is altijd enerverend. Niet alleen voor de student, maar ook voor de onderwijsinstelling. Iedereen wil het graag tot een succes maken. Een warm welkom, (maatwerk) aandacht voor het individu en een goede begeleiding versnellen een goede start. Het zorgt ervoor dat de eerstejaars studenten een veilig en stimulerend leerklimaat ervaren, zich betrokken voelen en sneller in hun kracht staan.

KAN UW ONBOARDING NOG BETER?

Belangrijk is om niet zomaar een onboardingprogramma te kopiëren of een van de vele bestaande apps te gebruiken. Je moet eerst een goed beeld hebben wat je bedoeling is, en hoe het huidige programma werkt. Eerst even pas op de plaats en bepalen hoe de vlag erbij hangt dus. Hoe vinden de nieuwe studenten het eigenlijk bij uw onderwijsinstelling? Bij hoeveel valt de start tegen; en waarom? En met wie hebben ze het erover? En hoe tevreden zijn docenten en studieloopbaanbegeleiders met deze startfase? En hoe belangrijk vinden zij het eigenlijk?

INZICHT DOOR METEN

De Onboarding Monitor Onderwijs (OMO) meet de belangrijkste pijlers in de startfase van de eerstejaars studenten. Denk bijvoorbeeld aan het contact voordat het studiejaar gestart is, de mate van sociale integratie en verbinding van nieuwe studenten en de manier waarop ze gefaciliteerd worden in hun leerproces. De OMO ontlokt ook datgene wat vaak onbeschreven en onbesproken blijft binnen de opleiding en de onderwijsinstelling.

Een goede eerste stap is om de beleving van de schoolleiders, de docenten en andere onderwijsprofessionals bij onboarding in kaart te brengen. Dat kan via een snelle effectieve online meting waarbij 5 onboarding thema’s gedifferentieerd naar 15 activiteiten beschouwd worden vanuit 2 dimensies: tevredenheid en belang. Daarmee wordt voor de onderwijsprofessionals meer scherpte aangebracht in een gezamenlijk gedragen visie op de belangrijke startfase. Daarnaast geeft het meten van de beleving van de nieuwe studenten de mogelijkheid om heel gericht en met de juiste prioriteit verbeteringen in het onboardingproces te definiëren en implementeren.

WAT LEVERT HET U OP?

Een betere onboarding van eerstejaars studenten:

• Verhoogt de motivatie en de leerprestatie van nieuwe studenten
• Vergroot het behoud van nieuwe studenten
• Verhoogt de studententevredenheid
• Vergroot de verbinding van onderwijsprofessionals met studenten
• Verlaagt kosten als gevolg van vroegtijdige studie-uitval

MEER WETEN?

Bent u ook geïnteresseerd in de waarde die de Onboarding Monitor Onderwijs voor u kan bieden? Voor meer informatie kunt u contact opnemen via bert@onboardingmonitor.nl of telefonisch via 06 36 14 09 62.