The best Friend is a ‘Critical Friend’

“It’s all about the person being able to ask the difficult question, or bring the question into the open that perhaps others are avoiding…”

De afgelopen jaren heb ik vaak bij werk- en ontwikkelgroepen gezeten. Soms in een rol als adviseur en ontwikkelaar waarbij ik direct meewerkte aan ontwikkelingen, beleid en materialen maar eigenlijk veel vaker in de rol van ‘Critical Friend’. Een bijzondere positie om te mogen hebben; een positie die ik elke professional minimaal één keer in zijn loopbaan gun!

Een Critical Friend kan beschreven worden als een persoon waarin men vertrouwen heeft en die kritische, soms provocerende vragen stelt, uitdaagt om problemen vanuit een andere hoek te bekijken en feedback geeft op de aanpak. Dit alles vanuit een vriendschappelijke positie. Een Critical Friend neemt de tijd om zich te verdiepen in de context van het werk en de resultaten waar naartoe wordt gewerkt. Hij is ondersteunend en bemoedigend, maar geeft ook eerlijke feedback die misschien niet altijd even makkelijk te incasseren is. Kort gezegd: Een Critical Friend is iemand waar je mee overeenkomt dat hij eerlijk, maar constructief, spreekt over zwakheden, problemen en emotioneel beladen onderwerpen. Deze ‘vriend’ pleit voor een succesvolle afronding.

Een Critical Friend hoeft lang niet altijd een extern iemand te zijn. Het kan ook een collega zijn of een andere educatieve professional die is toegewijd aan het bijdragen aan de ontwikkeling van een organisatie, team of ontwikkelgroep. Om die positie echter in te kunnen nemen is het wel van belang om in het gehele proces van de begeleiding en/of ontwikkeling  een aantal doelbewuste stappen te zetten. Je bent immers niet zomaar een toehoorder die hier en daar wat aanvult, je bent een wezenlijk en belangrijk onderdeel van het proces en als je het goed en zuiver aanpakt vaak ook een versneller en verdieper van dat proces!

Om echt die kritische vriend te mogen en kunnen zijn, zijn zeven stappen van belang:

1.Bepaal de focus

De Critical Friend en de collega’s met wie hij gaat werken bepalen wat de focus van de begeleiding wordt. Wat moet de Critical Friend precies begeleiden? Expliciteer wáárom die focus ertoe doet. Wie mag hij daarbij betrekken (ouders, leerlingen, docenten)? Voor wie werkt de Critical Friend; wie is het publiek? Krijg je als Critical Friend ook daadwerkelijk de ‘toestemming’ van iedereen om kritisch bij het proces aanwezig te mogen zijn?

Een goede focus:

• is van groot belang voor de school of collega op dat moment
• is hanteerbaar in de tijd die voor het onderzoek wordt uitgetrokken
• vraagt niet om een advies maar eerder om een ‘schets van de situatie
• heeft de mogelijkheid om bespreekbare, observeerbare of meetbare criteria te ontwikkelen

2.Bespreek de criteria voor de focus

De Critical Friend formuleert samen met de ontvangende collega(s) criteria aan de hand waarvan de begeleiding plaatsvindt. De criteria zijn zichtbare of bespreekbare ‘bewijzen’, die informatie geven over de focus bv: Als we graag willen zien dat onze docenten meer coachend bezig zijn in de klas, welke concrete punten zijn er dan waar de Critical Friend op kan doorvragen, onderzoeken. Op welke onderdelen mag of moet expliciet de focus gericht zijn? Wanneer zijn we met elkaar tevreden over het proces (en de begeleiding daarvan) en het resultaat?

3. Maak een plan en protocol

Hierbij gaat het letterlijk om een plan-de-campagne te maken waarin afspraken en data verwerkt zijn. Wanneer willen we zaken af hebben en wanneer willen we dat de Critical Friend aanwezig is en hoe introduceren we deze bij collega’s die niet meegenomen zijn in de voorgaande stappen?. Hoe geven we vorm aan de bijeenkomsten en wat verwachten we dan van elkaar? Hoe gaan we om met gevoelige informatie? Wat doen we als we vastlopen? Voor de Critical Friend zelf gelden de volgende basisvragen waar je een helder antwoord op moet hebben:

• Hoe stel ik me op in de school, team, groep?
• Hoe ga ik om met vertrouwelijke informatie en emoties van anderen?
• Weet ik hoe de cultuur hier is? Wat is gewoon en wat ‘not done’?
• Hoe zorg ik ervoor dat ik weliswaar een kritische maar ook een neutrale blik blijf houden op de leden van de groep?
• Met wie kan ik sparren als ik tegen zaken aan loop?

4. Verzamel de informatie die je nodig hebt

Als Critical Friend ga je op zoek naar de informatie die gericht is op de focus. Wat moet je weten om de juiste vragen straks te stellen? Misschien heb je van tevoren gesprekken met studenten, docenten, ouders en/of management. Je kunt een vragenlijst maken die je afneemt om een beter beeld te krijgen. Er zijn documenten te lezen en wellicht ook wel lesobservaties uit te voeren alvorens je aan de gang gaat. De bijeenkomsten waarbij je aanwezig bent zijn natuurlijk de belangrijkste bronnen van informatie en daarom is het van belang om aan het einde van elke dag/ bijeenkomst te reflecteren op jezelf. Belangrijke vragen zijn dan:

• Wat was de kern?
• Wat was nieuw voor mij?
• Wat moet ik nog verder uitzoeken?
• Wat ga ik gebruiken?

5. Formuleer steeds conclusies

Na elke bijeenkomst neemt de Critical Friend de tijd om de gegevens, opmerkingen en ontwikkelingen te analyseren en conclusies te trekken m.b.t. de focus. De conclusie weerspiegelt de bevindingen en vermeldt de sterke kanten, de kansen en uitdagingen. Deze bevindingen worden vervolgens teruggekoppeld aan de groep waarbij met de volgende aspecten rekening moet worden gehouden:

• Terugkoppeling Voor de terugkoppeling dient de Critical Friend rekening te houden met de volgende aspecten:
• Je rol als Critcial Friend; je bent er om de school verder te helpen, niet om oplossingen te geven
• De afspraken zoals die in het begin gemaakt zijn; de focus, de mate van uitdaging en support
• De kracht van bevestiging; complimenten en bevestiging van wat er al goed gaat hebben vaak het grootste effect op ontwikkelingen.

6. Presenteer de bevindingen

De Critical Friend presenteert zijn bevindingen aan de doelgroep. In stap 1 is afgesproken voor wie de hij werkt: alleen het management, het personeel, de studenten of een bepaald team. Kies eventueel voor verschillende presentaties afgestemd op het publiek. Neem in je presentatie in ieder geval de drie volgende onderdelen op:

• Wat is de kracht van de school (wat gaat er goed)?
• Wat zijn de kwesties die spelen?
• Wat zijn de dingen om verder over na te denken?

7. Blik terug op de leerervaring

De Critical Friend en de ontvangende collega reflecteren op het proces en bespreken de leerervaring. Het gaat hierbij dus uitdrukkelijk niet om het product of het resultaat; dat kan de groep bespreken zonder de Critical Friend. De ontvangende collega’s verwerken de bevindingen van de Critical Friend in een plan van aanpak: daarbij is het niet de bedoeling dat alles wat gezegd is verwerkt moet zijn in de ontwikkeling maar dat er een aparte paragraaf komt waarin de vragen en bevindingen van de Critical Friend terug te vinden zijn zodat er later altijd op teruggegrepen kan worden (je zou kunnen zeggen dat die paragraaf dan weer de ‘kritische paragraaf’ in het geheel is).

• In de terugblik worden in ieder geval de volgende vragen gesteld:
• Wat heb ik geleerd over de focus?
• Wat heb ik geleerd over aspecten buiten de focus om?
• Wat heb ik geleerd over Critical Friends?

Je ziet: de rol van Critical Friend is niet iets wat je zo maar even erbij doet. Zowel jijzelf in die rol als degene die je de opdracht geeft moeten beseffen dat bovenstaande stappen tijd en energie kosten maar wel een wezenlijke bijdrage aan de ontwikkelingen zullen geven. Mijn ervaringen in deze rol zijn tot nu toe alleen maar positief: je mag betrokken zijn bij iets moois en omdat je kritisch mag zijn stel je de vragen die anders niet gesteld (durven) worden. Omdat je samen de afspraak hebt gemaakt dat je kritisch mag zijn, komen de moeilijke vragen ook veel minder hard aan: dit gaat nooit om een persoonlijke aanval maar om ons echt verder te helpen in ons proces!

Ik hoop echt dat je ooit deze rol mag uitvoeren, dat is genieten geblazen! Heb je dit al eens mogen doen, deel dan eens je ervaringen met ons!

Op het internet vond ik onderstaande foto: een prachtige beschrijving in een mooie samenvatting!