Een manier om te kijken naar een nieuw begin
Op het moment dat ik deze blog schrijf ben ik omringd door half uitgepakte verhuisdozen, in mijn provisorisch ingerichte kantoor in mijn nieuwe woonomgeving. Een nieuw begin, in een nieuw land, een nieuw huis en vooruit, ook een nieuw gezamenlijk huishouden. Bij het uitpakken van de dozen merkte ik dat ik de neiging heb om alles te organiseren zoals ik dat in mijn vorige huis heb gedaan. Met als gevolg dat we twee plekken hebben voor batterijen, de ene helft van de wasknijpers op het rek zit en de ander netjes in het bakje, en mijn partner zich suf zoekt naar de opscheplepel.
Routines zijn sterke mechanismes die vertrouwdheid geven, en bij grote veranderingen zelfs ook een bepaalde mate van veiligheid. Het werkt, even. Maar hoe zit dat op de lange duur? Blijf je vasthouden aan hoe je het altijd deed of geeft het ook een kans om te kijken naar wat beter werkt? En hoe doe je dat dan? In deze blog doe ik een pleidooi om de routine te gebruiken om je voor te bereiden op het nieuwe. En geef ik je een aantal tips hoe dat te doen.
Fris opgestart
Alle scholen zijn weer opgestart. Elk jaar zien we nieuwe initiatieven en nieuwe ideeën bij het begin. Dit jaar zien we dat er op veel scholen ook een beweging ‘terug’ wordt gemaakt; veel teams vallen terug op de routines van voor de Covid-crisis, de ervaringen van vorig jaar achterlatend. We mogen weer fysiek, dus we gaan weer volledig klassikaal lesgeven en het rooster is weer opgedeeld in uurtjes; terug naar wat we gewend zijn. Bij het opnieuw opstarten na een grote verandering is dat geen gekke reactie; routines geven een gevoel van zekerheid en vertrouwdheid. Ze geven ook in bepaalde mate rust die na een roerige periode ook wel een soort van lekker kan zijn. Een begrijpelijke beweging, maar ook niet zonder risico.
Als je doet wat je deed…
Constateer jij dat je min of meer onbewust in je routine bent opgestart, dan zou ik je graag willen uitnodigen om eens over de volgende zin na te denken: “Als je doet wat je deed, dan krijg je wat je kreeg”.
Dit geldt niet alleen voor fysiek of online onderwijs, maar ook voor alle andere nieuwe activiteiten die je opstart vanuit hoe je het gewend bent. Ga je weer geheel terug naar klassikaal onderwijs in een vol rooster, dan verlies je de mogelijkheid die je had om online te differentiëren en studenten te laten samenwerken. Start je een project op door daar wekelijks middagen met het hele team over te vergaderen, dan krijg je afhakers en eilandjes. Een gemiste kans. Want hoe zou het zijn om het eens anders te doen?
Routines geven ruimte voor verandering
Mijn oproep aan jou en je collega’s is om de rust die ontstaat door die routine, te gebruiken om je goed voor te bereiden op wat je anders wil, om te bewegen naar wat je als team of school wél wilt. Het is helemaal niet gek om de eerste onderwijsperiode van het schooljaar ‘gewone lessen te draaien’ en zo als team en met je studenten de tijd te nemen om vanuit een goed doordacht idee verder te bewegen naar de wenselijke situatie. Dat gaat niet vanzelf, dat behoeft doordenken, sturing en gedeelde verantwoordelijkheid. Mijn collega Remko blogde vorige week al over hoe een kwaliteitscultuur ontstaat door daar structuur aan te geven.
Wil jij en je team de eerste periode gebruiken om de ervaringen van het vorige jaar om te zetten naar duurzame verhttps://metis-onderwijsadvies.nl/2021/09/09/van-kwaliteitsstructuur-naar-kwaliteitscultuur/nieuwingen, dan helpen misschien onderstaande tips die je kunt toepassen bij deze voorbereiding.
Tips voor succesvol vernieuwen[1]
- Deel de noodzaak: waarom zou het anders moeten?
Iets gaat pas veranderen als er urgentie is. En als die ook gevoeld wordt door de direct betrokkenen en degenen die er later mee te maken krijgen (collega’s, studenten, werkveld, ouders). Een helder beeld van het ‘waarom’ is daarbij belangrijk. In het kader van ‘eerst zien dan geloven’ is het belangrijk om in de voorbereiding met alle betrokken de noodzaak van de verandering te delen. Dus ook met studenten, werkveld en ouders. - Organiseer het gesprek
Urgentiebesef wordt meestal niet gevoed en gevoeld door vergaderingen, studiedagen of visiedocumenten. Maar wel door bloot te leggen waar het pijn doet of daar waar het schuurt en dat te verbinden aan de vernieuwing. Bij elke vernieuwing is het daarom van belang om met elkaar in gesprek te gaan en te blijven over wat je oplost met deze verandering en waar de ruimte zit voor eigen inbreng. En door dit gesprek te organiseren til je het uit het wandelgangen-circuit en maak je het belangrijk. - Benut je beslissingsruimte
Bij het uitvoeren van nieuwe ideeën loop je vaak tegen zaken aan waar je weinig of geen invloed op hebt. Dat zijn vaak zaken op meso- of macro-niveau (‘dat kan niet in het roostersysteem’, ‘dat past niet in onze PDCA’, ‘daar is geen budget voor’). Dat kan leiden tot frustratie of ontevredenheid. Zorg er in je voorbereiding voor dat helder is wat je speelruimte is. En benut die ook maximaal. Weet je niet wat je speelruimte is? De (team- of project-)leiding heeft hier een kaderstellende rol in. Adresseer wat jij niet kunt beïnvloeden bij degene die dat wel kan, en hou vast aan wat jullie bedoeling is. - Verbeteren doe je samen
Inzicht in je speelruimte leidt niet automatisch tot actie. De belangrijkste voorwaarde voor succes is eigenaarschap: werk de opdracht met elkaar uit, bepaal wie waarin goed is, hoe het gemeenschappelijk resultaat eruit ziet, en hoe je daar wilt komen. Experimenteer maximaal binnen je eigen opdracht en verbind aan het grotere geheel. Zo ben je geen eiland maar een onderdeel van het grotere geheel. - Focus
Soms gaan goede ideeën in rook op omdat je teveel wilt en het dan te ingewikkeld wordt. Het is belangrijk om focus te zoeken. Formuleer je ambities (hoe ziet je idee er in de praktijk uit als het werkt), focus op wat je echt kunt veranderen, maak het concreet en hak het in stukjes. Keep it short & simple (kiss). - Onderzoek wat werkt, en doe daar meer van
Geen enkel veranderingsproces werkt lineair. En zeker bij grote veranderingen of vernieuwingen die meerdere zaken in een organisatie raken, is het belangrijk om cyclisch aan kwaliteit te werken: PDCA. Daarbij is het goed om bewust onderzoek te doen naar dat wat werkt, en daar meer van te doen. Pas onderzoek en analyse toe bij zowel de plan-fase als in de check-fase. - Evalueer, reflecteer en continueer
Kijk gedurende het proces terug en reflecteer: is dit wat we wilden? Is het herleidbaar waarom het anders is? Blijven we trouw aan onze uitgangspunten? Zijn we tevreden, dan zetten we dit door. Spreek elkaar aan tijdens de uitvoering en hou elkaar scherp op de bedoeling van jullie vernieuwing: waarom wilden we dit ook weer? - Laat zien en verbind
Veranderen doe je nooit alleen. Communicatie en samenwerking is essentieel. Hoe je communiceert en hoe vaak, is afhankelijk van de omvang van de vernieuwing. Echter bij elke verandering is het belangrijk dat je laat zien wat je doet en waarom, en wat de resultaten en gevolgen zijn. Wees transparant en helder: gebruik bij schriftelijke communicatie korte teksten en bijvoorbeeld een beeldmerk. Betrek anderen bij jouw activiteit door ze bijvoorbeeld een rol te geven en verbind het aan andere initiatieven. Zo beklijft je verandering in het grotere geheel.
Van oude naar nieuwe routines
Benut de eerste onderwijsperiode dan ook om goed met elkaar en met studenten te onderzoeken wat je de volgende periode anders wilt doen en hoe je dat wilt aanpakken. En welke routines daar eventueel helpend bij zijn, en welke niet. Vanuit rust komen tot nieuwe ideeën die passen bij de nieuwe situatie. Dat helpt.
Ondertussen zijn mijn verhuisdozen al wat leger en constateer ik dat ik in mijn nieuwe situatie ook de taak heb om routines te ontwikkelen die bijdragen aan een prettig lopend huishouden. Ik voorzie vergaderingen aan de eettafel. Dan kan hij uiteindelijk die opscheplepel ook weer vinden.
Succes met jullie veranderingen!
[1] Deze tips zijn afkomstig uit het boek ‘Focus op verandering’ (Loonen & van Neerven, OAB Dekkers, 2014)
0 reacties