Een praktische tool om diversiteit in een groep optimaal te benutten

Hoe kun je in korte tijd met een divers team tot rijke inzichten en praktische oplossingen komen?

Onlangs heb ik zelf de kracht van De intercultural Reflecting Team method (IRT) mogen ervaren. Een collega van een andere universiteit had deze methode al meerdere keren met succes toegepast in samenwerking met studenten en collega’s. Deze methode is een vorm van intervisie en stelt ons in staat om binnen een relatief korte tijd zoveel mogelijk inzichten te verkrijgen over een complexe situatie of thema. Ik begeleidde een groep, het reflecting team, bestaande uit acht onderwijsadviseurs, elk afkomstig uit een ander land en soms zelfs van een ander continent. In slechts 40 minuten verzamelden we diverse perspectieven op een casus waarmee een van de collega’s worstelde. De verscheidenheid aan achtergronden en ervaringen leverde verrassend veel waardevolle inzichten op, niet alleen voor degene die de casus inbracht, maar voor de gehele groep.

In deze blog leg ik uit hoe de IRT-methode werkt en hoe je deze eenvoudig kunt toepassen in je eigen (interculturele) team of groep studenten.

Mijn praktijkvoorbeeld

We begonnen met een korte voorbereiding:

• De sessie werd gevoerd in het Engels, maar bijna niemand had Engels als moedertaal.
• We hebben vooraf de tijd genomen en met elkaar eigen casussen gedeeld en gekozen om één om te bespreken.

De casus ging over de moeilijkheden van onderwijsadviseurs bij het organiseren van communities of practice om innovatie te bevorderen, zowel op cursusniveau als faculteitsbreed. Binnen 40 minuten had de hele groep bijgedragen aan een rijk palet aan ideeën, oplossingsrichtingen en gedeelde ervaringen. De IRT-methode zorgde voor structuur en ruimte voor ieders stem. Ook als docent kun je deze methode inzetten, bijvoorbeeld met collega’s, in verschillende commissie en ook met studenten bij het bespreken van hun projecten, hun uitdagingen op bijvoorbeeld op de stage, etc.

Wat is de IRT-methode?

De intercultural Reflecting Team method is gebaseerd op de oorspronkelijke Reflecting Team methodiek uit de therapiewereld. Daarin observeert een team van therapeuten de interactie van een therapeut met een cliënt en reflecteert vervolgens samen op de situatie. De IRT-methode wordt in een onderwijs- of werkcontext vaak toegepast bij interculturele en multidisciplinaire teams.

De kern van de methode:

• Een casus wordt ingebracht door één persoon. De casus is vooraf gekozen door de teamleden.
• Het team stelt eerst verhelderende vragen aan de casusinbrenger onder begeleiding van een facilitator.
• Daarna reflecteert het team, ook hier begeleid door een facilitator, terwijl de casusinbrenger luistert, en zelf niet aan het gesprek deelneemt. Deze werkvorm is ook wel bekend als “professioneel roddelen”.
• Tot slot worden de inzichten door facilitator en team samen samengevat en kiest de casusinbrenger welke ideeën bruikbaar zijn.

Waarom werkt IRT zo goed?

• Meerdere perspectieven: Diversiteit in achtergronden levert nieuwe invalshoeken op.
• Veilige structuur: Iedereen weet wat de spelregels zijn en voelt zich uitgenodigd om mee te doen.
• Efficiënt: In korte tijd wordt veel opgehaald.
• Direct toepasbaar: De casusinbrenger krijgt concrete handvatten om verder te gaan.
• Leermomenten voor iedereen: ook het reflectieve team leert van elkaars ervaringen.

Is dit niet gewoon intervisie?

Toen ik over deze methode las, vond ik het sterk op intervisie lijken. Dat denk jij nu misschien ook.
Ja, IRT lijkt op intervisie qua uitgangspunt (leren van praktijkcasussen via groepsreflectie).
En, nee, IRT verschilt van intervisie doordat het sterker leunt op gestructureerde reflectie door de groep terwijl de casusinbrenger tijdelijk niet deelneemt aan het gesprek, én doordat het vaak intercultureel of multidisciplinair wordt ingezet met bewuste rolverdeling.

Hoe organiseer je zelf een IRT-sessie?

Voorbereiding (voorafgaand aan de sessie)

1. Casusverzameling:

• Vraag deelnemers om vooraf een eigen casus aan te leveren: een lastige situatie, dilemma of vraag uit hun werk/studie.
• Vraag om kort achtergrondinformatie te geven: bijv. (onderwijs)context, betrokkenen, doelgroep, eerder genomen acties.
• Laat hen ook een concrete vraag formuleren waarop ze graag reflectie willen. Studenten oefenen hiermee ook hun communicatie skills.

2. Selectie van casussen:

• Verzamel de casussen en deel ze vooraf met alle deelnemers.

3. Stemming

• Laat de deelnemers vooraf stemmen op de casus(sen) die zij het meest relevant vinden.

Tip: bij beperkte tijd is 1 casus per 30-40 minuten ideaal.

Tijdens de IRT-sessie

Benodigdheden:

• Een facilitator (bijvoorbeeld, onderwijskundig adviseur).
• Pen en papier voor alle deelnemers.

De stappen:

1. Exploratie (ca. 10 min)

• De casusinbrenger licht zijn of haar casus kort toe.
• De groep stelt open, verhelderende vragen om de context beter te begrijpen. Geen adviezen of oplossingen in deze fase (hierop ziet de facilitator toe).

2. Doeldefinitie (ca. 5 min)

• Samen met de casusinbrenger formuleert de facilitator de centrale vraag: Wat wil je dat het team verkent?

3. Consultatie/ Reflectie (ca. 15 min)

• De casusinbrenger luistert en neemt aantekeningen.
• Het team reflecteert hardop, deelt ideeën, perspectieven en mogelijke oplossingsrichtingen.
• De facilitator bewaakt dat iedereen kort en to-the-point spreekt, elkaar laat uitspreken, en dat niet verzandt in lange monologen.

4. Conclusie (ca. 5-10 min)

• De facilitator vat de belangrijkste inzichten samen.
• De casusinbrenger reflecteert op wat bruikbaar is.
• Tot slot reflecteert de groep kort op het proces zelf: wat werkte goed, wat neem ik mee naar mijn eigen praktijk? Wat kunnen we anders doen?

Praktische tips voor de facilitator

• Bewaak de structuur. Houd de tijd in de gaten, benoem de stappen en je rol in de sessie expliciet
• Creëer veiligheid. Leg de spelregels aan het begin helder uit en zeg ook dat je deze bewaakt om tot zoveel mogelijk perspectieven met elkaar te komen.
• Moedig iedereen aan. Geef stille deelnemers ruimte om bij te dragen, uiteraard als ze dat willen
• Houd het luchtig. Het is geen zwaar proces, maar juist een lichte, open manier van samen denken.

Wanneer inzetten?

De IRT-methode werkt goed bij:

• Teams met verschillende culturele of vakinhoudelijke achtergronden.
• Het bespreken van complexe of lastige vraagstukken.
• Het zoeken naar nieuwe ideeën of oplossingsrichtingen.
• Teamleren: iedereen leert van de verschillende perspectieven.

Tot slot

Met relatief weinig voorbereiding kun je met de IRT-methode snel waardevolle inzichten ophalen. In mijn eigen sessie met acht onderwijsadviseurs leverde het binnen 40 minuten al concrete oplossingen op voor een herkenbare uitdaging.

Werk je in een team met veel diversiteit in culturen, achtergronden en belangen, en wil je samen tot een rijk palet aan perspectieven komen? Dan begeleid ik graag de sessie als facilitator.

Wil je de IRT-methode zelf uitproberen?

Hier vind je een praktisch IRT-format dat je direct kunt gebruiken. Je kunt het als pdf of invulformulier inzetten voor de deelnemers. Uiteraard werkt deze methode bij voorkeur fysiek, maar in de praktijk is dat niet altijd haalbaar. Daarom vind je op de website ook een handige toolkit om de IRT-methode online uit te voeren.

Heb je vragen of wil je sparren over de inzet van IRT in jouw team? Neem gerust contact op.