Teamfrustraties? Zoek de vertraging op…

Herkent u dit? Vaak zien wij in onderwijsteams dat docenten op individueel niveau of in groepjes wel willen, maar dat er iets is dat de totale voortgang remt. Dat komt dan tot uiting in hartekreten als ‘we moeten meer delen’, of ‘iedereen moet gewoon bij het teamoverleg aanwezig zijn’. Samenwerken en teamontwikkeling staan bij veel teams op de agenda.

Er zijn legio factoren te noemen die maken dat een team al dan niet een succesvol team is. En elk team en elke situatie verdient de interventie die het vooruit helpt. Het is niet mijn bedoeling om die op te sommen in deze blog. Ik wil een inzicht delen: ik zie dat veel teams nu juist nodig hebben wat vaak niet gegeven wordt: de mogelijkheid tot het aangaan van het liefdevolle conflict en de tijd nemen voor het geven van werkelijke aandacht aan elkaar. En wat vertraging daarin kan doen.
De meerwaarde van vertragen wil ik graag verduidelijken aan de hand van het verhaal van een team dat wij mochten begeleiden in hun tweedaagse vertraging ‘bezieling en bezinning’. Het verhaal is opgesteld door en uit naam van Aart Jan, een van de docenten uit het team. Aart Jan leverde een belangrijke bijdrage aan die bezinning. Voor dit onderwijsteam, bestaand uit 2 subteams, en werkzaam bij een Hogeschool, stond samenwerking ook hoog op de agenda. Het is een fijn team met capabele betrokken mensen en goede resultaten, maar tóch willen ze meer.. Ze zochten de vertraging op.

Aan het eind van de blog leg ik de link met het model van Lencioni dat mooi inzichtelijk maakt hoe vertrouwen de basis is voor het bereiken van goede resultaten.

Korte weergave van de tweedaagse ‘bezieling en bezinning’

Een groep van 25 Hbo docenten zit 2 dagen in het klooster met als thema ‘bezieling en bezinning’. Als inleiding én aanzet vertelt Aart Jan over zijn eigen onderzoek in één van de teams over samenwerken en betrokkenheid. Het onderzoek was een begeleidingskundig handelingsonderzoek (action research) waarbij hij als onderzoeker de ervaringen uit het team uitgangspunt maakt van weer nieuw onderzoek en handelen. De aanleiding voor het onderzoek was onder andere:

• Al eerder uitgevoerd onderzoek in één van de teams over samenwerken en teamdoelen met als resultaat een wensenlijst per individu; meer samen leren en gesprek gaan met elkaar
• Geen opvolging van deze individuele en collectieve ambitie; het werd stil..
• Al eerder uitgevoerd onderzoek in één van de teams over inwerken van Hbo docenten; er bleek een lage collectieve verantwoordelijkheid bij inwerken van nieuwe collega’s
• Ongemak in de teams door het vergelijken met andere, ‘betere’ docententeams

Samen met enkele collega’s uit het team is hij als docent-onderzoeker aan de slag gegaan met de vraag ‘Hoe ervaar je de samenwerking en betrokkenheid in het team’. Een beginvraag die hij in individuele gesprekken heeft onderzocht en in enkele groepsbijeenkomsten verder uitgediept. Ervaringen die gedeeld werden in deze gesprekken en bijeenkomsten:

Kortom, er is een gedeeld gevoel dat er iets mist…het is niet precies vast te pakken maar het heeft iets te maken met hoe er met elkaar wordt samengewerkt en welke waarden er zijn in dit samenwerken en -leven. Het lijkt of er stilzwijgende afspraken gemaakt zijn om de leerzame wrijving te ontlopen en het gesprek vooral te voeren op inhoud. Docent zijn gaat over je eigen waarden en normen en vereisen dus een hoge mate van zelfkennis (Palmer, 2005). Om die kennis te verrijken moeten we de belangrijkste bron aanboren die er is, namelijk andere docenten, het team. Het risico voor het aangaan van zulke ‘professionele gesprekken’ lijkt op voorhand groot en de opbrengst is op voorhand onzeker. Dus ontlopen we het gemakkelijk en blijven bestaande patronen in stand.

De tweedaagse

Bij de opening schetste Aart Jan de aanleiding en resultaten van zijn onderzoek. Hij vertelde hoe hij dit proces had ervaren en wat het met hem gedaan had. Een complex en sensitief spel door de verschillende rollen als collega, begeleider en onderzoeker. Hij gaf ook aan niet alle antwoorden te hebben, maar vooral de openheid met elkaar te willen aangaan; hij gaf hiermee de opening door in zijn eigen kwetsbaarheid voor te gaan. Vervolgens gingen we in de grote groep met elkaar in gesprek over hoe we met elkaar samenwerken en leven. Dit werd later doorgezet in kleine groepen. Aan de hand van een metafoor deelden de collega’s hun meest waardevolle en krachtige ervaring in lesgeven met elkaar. Hier kwam mooie gesprekken uit die niet gingen over de techniek of structuur van een les maar het ervaren en delen stond centraal.

Een andere oefening ging over in welke mate we ons als docenten verbonden voelen met het team: met als centraal thema ‘kennen en gekend worden’. Door fysiek plaats te nemen in de ruimte (een opstelling) werd daarmee de nabijheid of afstand tot dit thema tastbaar en deden mensen daar hun verhaal over. Dit leidde ook tot enkele persoonlijke confrontaties die daardoor ook heel erg in de openbaarheid kwamen. Dat was niet alleen moeilijk voor betrokkenen en maar gaf voor sommige ook een ongemakkelijk gevoel om ‘toeschouwer’ te zijn. Het gaf echter wel aan dat de sfeer ontspannen en veilig genoeg was.

In de ruimte hingen enkele citaten uit relevante literatuur die ter inspiratie dienden zoals:

• Teams, niet individuen, zijn de fundamentele bouwstenen voor leren in organisaties (Senge)
• De wet van Vereiste Variëteit stelt dat de complexiteit, diversiteit en dynamiek van een team minstens zo groot moet zijn als de complexiteit, diversiteit en dynamiek van het leervraagstuk (Ashby)
• We verliezen soms de moed omdat lesgeven een dagelijkse oefening in kwetsbaarheid is (Palmer)
• Cultuur of samenwerkingsverbetering ….Het is het gaandeweg stapelen van vele kleine inzichten, beslissingen en interventies die met elkaar verbonden zijn en met elkaar vernieuwing tot leven brengen (Vermaak)

Tot slot van deze vertraging werd iedereen uitgenodigd om hun persoonlijke ‘geloftes’ en ‘moed ’uit te spreken en op te schrijven en daarmee in het openbaar zijn of haar ‘professio’ te delen. Al deze uitspraken zijn verzameld en voorzien van ieders naam. Een openbare gelofte is een mooi manifest, een bestendige opdracht aan jezelf met het oog op een duurzaam vertrouwen in samenwerken en samenleven.
Enkele beloftes die gedaan werden waren;

Tot slot: het vergt moed om dit met elkaar te doen. Ondanks de angst voor de afwijzing toch het collegiale gesprek aan te gaan – het liefdevolle conflict – biedt een kans om te leren als individu en als team. Dit soort processen zijn ook een oefening in geduld, in trage vragen die niet altijd een concrete oplossing kennen of waarvan het antwoord op zich laat wachten. Onderstaand gedicht geeft dit mooi weer:

Heb geduld met alles wat onopgelost is in je hart
en probeer je vragen met liefde te bezien,
als kamers die gesloten zijn
of als boeken in een volslagen vreemde taal.
Zoek nog niet naar antwoorden.
Die kunnen je nog niet gegeven worden,
omdat je niet in staat zou zijn ze te leven.
En het gaat erom alles ’te leven’.
Leef nu de vragen.
Misschien zul je dan geleidelijk,
zonder het te merken,
jezelf, ooit op een dag,
in het antwoord terugvinden.
(Rainer Maria Rilke 1875 – 1926)

[Een bijdrage van Aart Jan]

Waarom frustraties nodig zijn; het model van Lencioni (2009)

Wij als team van OAB Dekkers hebben laatst onze eigen tweedaagse vertraging doorleefd. Een belangrijke tip die ik oppikte van Tjip de Jong, die ons begeleidde in onze vertraging:
Ga de frustraties aan en leer vooral hoe je ze productief kunt maken. Het moet soms een beetje pijn doen voordat er weer beweging komt. Vaak zijn frustraties de oorzaak van een niet vlotte samenwerking. Door de frustraties te benoemen groei je als team.

Frustraties zijn vaak te herleiden tot:

1. gebrek aan vertrouwen
2. angst voor confrontatie
3. gebrek aan betrokkenheid
4. afschuiven van verantwoordelijkheid
5.  niet resultaatgericht werken

Het model van Lencioni maakt dit inzichtelijk en kan behulpzaam zijn bij het omkeren van deze cultuur. Dat doe je niet in een dag, dat doe je door erbij stil te staan, door de herhaling, door het incorporeren van de nieuwe cultuur. Bouwen aan (team)vertrouwen begint bij tijd nemen voor het benoemen van de frustraties, en het doen van beloftes die passen bij jou als individu en bij het team.