Tips voor timemanagement, georganiseerd het nieuwe schooljaar in!

De zomervakantie naderde zijn eind en ik begon mijn papieren agenda (ja die gebruik ik ook nog) in te vullen. Wanneer een nieuw (school)jaar gaat beginnen, sta ik altijd stil bij hoe ik dingen ga aanvliegen, waar prioriteiten liggen etc. Een goed moment om je timemanagement onder de loep te nemen!

In dit blog deel ik tips, veelal herkenbare dingen (en misschien wel nieuwe) die je kunt gebruiken voor je timemanagement. Wij hebben deze tips eens gedeeld tijdens een masterclass, mijn inziens altijd waardevol om er bij te pakken. Hopelijk heb je er wat aan! Als je zelf handige tips hebt die hier niet bij staan, graag delen zodat wij er ook van kunnen leren.
Er zijn 4 ‘topics’ binnen timemanagement waar ik tips voor geef

1. Timemanagement tips voor planning;
2. Timemanagement tips voor organiseren;
3. Timemanagement tips voor post en e-mail (een vraag die ik veel tegenkom bij collega’s in onderwijsland);
4. Timemanagement tips kris-kras (van alles door elkaar).

1. Timemanagement tips voor planning

5. Plan dagelijks en wekelijks. Open en sluit de dag en week. Maak bij de sluiting alvast een planning voor de komende dag en week. Dat geeft rust, overzicht en een voldaan gevoel. Plan ook tijd voor planning!
6. Kijk vooruit, drukke tijden zie je aankomen, plan er tijd voor in.
7. Plan na iedere afspraak 10 min vrij zodat je evt. uit kunt lopen en anders nog tijd voor een korte klus hebt, voor je de volgende afspraak hebt.
8. Plan realistisch, anders raak je alleen maar gefrustreerd en krijg je nooit het voldane gevoel aan het eind van de dag. Plan het werk op dat deel van de dag dat juist daar het meest geschikt voor is.
9. Plan per dag één ding dat je in elk geval wilt afmaken zodat je met een tevreden gevoel naar huis kan gaan. Bovendien kun je dat gebruiken om te onderhandelen als iemand met extra taken aankomt.
10. Plan bruto i.p.v. netto d.w.z. plan reistijd, voorbereidingstijd, zoektijd, looptijd, opstarttijd, contacttijd ook in.
11. Plan een vaste tijd in zodat je aan je achterstand/uitstelklussen kan werken. Bijvoorbeeld 1 dagdeel per week.
12. Plan tijd in waarin je je voorneemt ongestoord (dus zonder telefoontjes, deur dicht) te werken aan taken die essentieel maar niet urgent zijn.
13. Plan 60% van je dag en houdt 40% onvoorzien. Dus op een werkdag van 8 uur plan je 3 uur voor onvoorzien. Houd altijd rekening met ad hoc werkzaamheden.
14. Plan vergaderingen aan het einde van de werkdag of voor de lunch. Dat verhindert ongelimiteerd uitlopen.
15. Wees voorzichtig met ‘geeltjes’, ze kunnen je onrustig maken en voor afleiding zorgen. Zet acties op een to-do-lijst en verwerk ze in je weekplan.
    Maak aan het eind van de dag een to-do lijstje voor de volgende dag, zodat je daar in ieder geval niet over gaat lopen piekeren. Weet wat je de volgende dag gaat doen.

2. Timemanagement tips voor organiseren

16. Pak als eerste aan waar je het meeste tegenop ziet. “Succesvolle mensen doen die dingen waar mislukkelingen een hekel aan hebben. Niet dat mensen met succes dat soort dingen wel leuk vinden, maar ze kunnen het ondergeschikt maken aan hun doel” (citaat uit The Common Denominator of Succes, door E.M. Gray).
17. Start (telefoon)gesprekken en memo’s met het doel.
18. Houd controle over gesprekken: werk door of ga staan als iemand je ongewenst stoort; loop naar degene toe die jij wilt spreken, zodat je ook weer weg kunt lopen.
19. Orden je (werk)archief. Hanteer dezelfde mappenindeling voor je papieren- en digitale archief. Zo verlies je geen tijd met zoeken.
20. Geef de tijdlimiet van een gesprek aan, ook bij een telefoongesprek.
21. Probeer vragen te clusteren i.p.v. direct te vragen. Er zijn weinig vragen die echt niet kunnen wachten.
22. Doe gelijksoortige taken achter elkaar. Dat scheelt opstart tijd.
23. Doe 5 minuten per dag niets: voel hoe het met je is, zie wat je te doen staat.
24. Ruim je werkplek op (clean desk). Dat voorkomt visuele ruis en zoektijd. Gemiddeld ben je 3 uur per week bezig met zoeken bij een rommelig bureau.
25. Leg een dood en levend archief aan. Het levende archief gebruik je om zaken op te slaan per lopend project. Het dode archief gebruik je om dingen te bewaren die je niet weg kunt gooien.
26. Gebruik je hoofd om te denken en voor belangrijke zaken maar niet om te onthouden. Hoe voller je hoofd zit hoe minder creatief je bent.
27. Hanteer een eenduidig systeem voor het onthouden van zaken. Gebruik je agenda hiervoor! Overal memo’s plakken die je vervolgens weer kwijt raakt is geen goed systeem.
28. Houd rekening met je bioritme. Er zitten verschillen in bioritme tussen mensen (ochtend en avond mens). Kijk wanneer jij wat het beste kunt doen. In het algemeen kun je stellen:
    9:00-10:30 : het korte termijn geheugen werkt het best
    10:30-12:00 : alert en scherp, denkwerk en creatieve taken
    14:00 : lunchdip, routine zaken 15:30 en verder: weer alert, goede oog-hand coördinatie
    Denk in de ochtend, praat in de middag
29. Neem regelmatig pauzes voor eten, drinken en toilet. Het is absoluut niet effectief om pauzes over te slaan. Je verliest je concentratie waardoor je minder snel werkt.
30. Sla geen maaltijden over, zo houd je je energie niveau constant.
31. Neem je sociale wensen serieus, zoals het voeren van een gesprek of koffie drinken.
32. Teveel koffie kan voor een opgejaagd gevoel zorgen. Op het moment dat je bijvoorbeeld in het weekend minder koffie drinkt, kan je hoofdpijn krijgen (ontgiftigingsverschijnselen). Wissel eens af met water.
33. Zeg nee. En zeg wat je wel wilt (alternatief). Bijvoorbeeld: “het komt nu niet uit maar morgen/ volgende week kan ik even tijd voor je vrij maken.
34. Bouw sluizen in als je ongestoord wilt werken. Bijvoorbeeld telefoontjes door anderen laten beantwoorden en je deur dicht.
35. Vergader alleen als het echt nodig is.
36. Bereid vergaderingen voor: doel van de bijeenkomst, wie aanwezig, agenda punten, hoeveel tijd per onderwerp.
37. Vraag je per agendapunt af wat het doel is van het agendapunt. Hierbij geldt de wet van Murphy: het belang van het agendapunt is omgekeerd evenredig met de tijd die eraan besteed wordt. Over een belangrijk punt wordt in de regel minder lang nagedacht dan over een punt waar iedereen kan meepraten.
38. Begin en stop op tijd. Wacht dus niet op laat-komers. Als de vergadering te laat begint handel consequent. Meld het aan de voorzitter en ga op tijd door met je volgende geplande zaken.
    Houd besprekingen op een andere plaats dan in je eigen werkkamer. Je kunt dan weggaan wanneer je wilt.

3. Timemanagement tips voor post en e-mail

39. Behandel alle post en e-mail in één keer, bijvoorbeeld op een vast moment van de dag. Door je handen laten gaan c.q. globaal lezen kost alleen meer tijd en geeft uitstel aan je besluiten. Beantwoord post en e-mail kort.
40. Laat je naam verwijderen van mailinglists die je niet of nauwelijks gebruikt.
41. Plaats berichten die je wilt bewaren in een aparte folder. Gebruik je inbox niet als opslagplaats. Het maakt zoeken tijdrovender.
42. Wees selectief in het versturen van zogenoemde cc’tjes.
43. Spreek af wanneer een e-mail als ‘urgent’ bestempeld mag worden.
44. Handel e-mail berichten af op vaste tijdstippen per dag. Check ’s morgens voor je begint even je mail als je wil, maar beantwoord e-mails pas na het middaguur als je energie lager is.
45. Schakel je e-mail programma uit als je met een andere klus aan het werk bent.
46. Denk na over het ‘subject’ of onderwerp van je bericht. Maak het de ontvanger gemakkelijk snel te zien waar je bericht over gaat.
47. Vraag jezelf af: Wat is het ergste dat kan gebeuren als ik dit weggooi?
48. Selecteer post meteen op het moment dat je het krijgt. Wat je niet deze week behandelt, kan meteen weg, want 85 procent van je archief bekijk je nooit meer.

4.   Timemanagement tips kris-kras

49. Als ondergeschikten je een probleem voorleggen, vraag hen dan met voorstellen voor één of meer oplossingen te komen.
50. Handel gelijksoortig werk achter elkaar af. Voorkom steeds opnieuw opstarten.
51. Houd je bureau opgeruimd. Alleen de klus waaraan je werkt, ligt in het zicht.
52. Het gaat niet zozeer om pauze nemen in de vorm van ‘niets doen’, maar om nieuwe energie opdoen. Dat kan op je eigen manier.
53. Iedere memo moet op 1 A4 passen. Zijn mensen geïnteresseerd in meer info dan kunnen ze het uitgebreide stuk bij je ophalen. Wees niet teleurgesteld als dit maar zeer zelden voor blijkt te komen
54. Begin notities of rapporten met conclusies en aanbevelingen en zorg voor een samenvatting van max. 15 regels op de voorpagina.
55. Maak gebruik van duidelijke koppen in geschreven documenten.
56. Vraag mensen het initiatief te houden om later terug te komen op hun vraag.
57. Delegeer vooral je routine klussen.
58. Geef bij ieder geschreven document een leeswijzer, en geef aan welke actie je van de lezer verwacht.
59. Respecteer niet-storen bordjes. Hang ook meteen op je deur wanneer je wel weer beschikbaar bent.
60. Maak alleen een afsprakenlijst van een vergadering, geen notulen.
61. Vraag in vergaderingen per persoon commitment op actiepunten / besluiten.
62. Zeg niet meteen ‘Ja’ als iemand je hulp vraagt. Kom tot een compromis.
63. Maak geen afspraken waar je je niet aan kunt of wilt houden.
64. Laat mensen meteen bij binnenkomst vertellen wat ze van je willen. Is het niet urgent, laat ze intekenen op je afspraken lijst op de deur.
65. Project klaar? Rond het ook fysiek af. Haal de bezem door je werkdocumenten. Gooi weg wat weg kan en archiveer de rest.
66. Stop documenten die je misschien nog nodig denkt te hebben in een doos en gooi deze na 3-6 mnd ongezien weg.
67. Prik een datum waarop je met z’n allen gaat opruimen.
68. Zorg dat je bureau op het eind van de dag leeg is. Archiveer je spullen.

Tot slot…
Met welke van deze tips ga je komend schooljaar aan de slag?
Ik nodig je uit stil te staan bij deze punten en voor jezelf een aantal tips te kiezen waarmee je aan je timemanagement gaat werken (indien je hier werk te doen hebt)…
Aan degene die erg goed zijn in timemanagement, wil ik de vraag stellen de gouden tip te delen die hen helpt om alles goed te managen voor zichzelf