De kracht van check-in en check-out

In november het tweede deel in je mail ontvangen?

Neem contact op met onze Deep-Democracy-expert

Datum: 1 oktober 2024

Auteur: Natascha Rakić

Deel 1:

Werken met groepen – Deep Democracy

Dit is de eerste van een serie van drie artikelen over het toepassen van Deep Democracy bij het werken met groepen. Dit artikel gaat kort in op wat Deep Democracy is en zoomt vervolgens in op de kracht van check-in/out. Het tweede artikel gaat over de ijsbergmetafoor, de sabotagelijn, vissen en haaien, en de drie stappen van het Lewis model. In de laatste artikel zoomen we in op de meta-skills van een facilitator. Elke artikel biedt praktische tools om direct toe te passen in je eigen onderwijscontext.

Deep Democracy is een praktische methode om meningen en verschillen binnen een groep zichtbaar en bespreekbaar te maken en deze vervolgens te bundelen tot een gedragen besluit. Het gaat hierbij om de waardering van verschillende opvattingen, het bereiken van werkelijke consensus en het aangaan en oplossen van conflicten. Deep Democracy omarmt dat wat zich voordoet en leeft in een groep. Dit proces onderzoek je respectvol en waarderend door met elkaar, middels dialoog en discussie, alle invalshoeken te verkennen en zowel meerderheids- als minderheidsstemmen in de besluitvorming mee te nemen. Voor meer uitleg, bezoek Deep Democracy.

Ik volg op dit moment de leergang Deep Democracy en door mijn ervaringen te delen hoop ik je praktische tools aan te kunnen reiken voor het werken met groepen. In dit eerste artikel bespreek ik de kracht van check-in en check-out bij het werken met groepen.

De kracht van een check-in

Binnen Deep Democracy start elke bijeenkomst met een check-in. Hiermee geef je iedereen de ruimte om iets te zeggen over zichzelf (gevoel), het doel van de bijeenkomst en de agenda. Dit verdiept de relaties en geeft informatie over belangrijke zaken binnen de groep, inclusief emoties en energie. Het is een krachtige en eenvoudige manier om op gevoelsniveau verbinding te maken en niet direct in de inhoud te duiken. Je vertraagt aan het begin om later te kunnen versnellen.

Als facilitator van een team of groep studenten geef je in de check-in de focus en richting voor de bijeenkomst. Je kunt een check-in op twee manieren beïnvloeden: door de vragen die je stelt en door jouw antwoorden op deze vragen. Je start als eerste de check-in. Probeer in je eigen check-in de vragen in polariteiten te beantwoorden door zowel positieve als grensverleggende antwoorden te geven. Dit moedigt anderen aan hetzelfde te doen, wat zorgt voor een open gesprek.

Deze techniek heb ik meerdere keren toegepast tijdens team- en studiedagen bij mbo- en hbo-instellingen. Hieronder de feedback die ik ontving over de check-in en check-out:

“De adviseur startte de teamsessie met een check-in: hoe staat het team erin, moeten we ergens rekening mee houden, wat heb je nodig? Dat heeft het team enorm gewaardeerd. De middag na de teamsessie was er nog een vervolg van de teamdag en het team wilde op tijd stoppen om nog van het mooie weer en de voetbalwedstrijd te kunnen genieten. Dit aan het begin van de teamsessie te delen was erg leuk en zette de positieve toon. Ik heb (red. de teamleider) alle lof voor de adviseur. Ik heb zelf ervaren hoe belangrijk een check-in en check-out zijn. Dat gebruik ik nu ook. Aan het einde van de studiedag heb ik een check-out gedaan met mijn team. Ik kreeg terug van het team dat zij de ochtend als geweldig hebben ervaren: echt stappen gezet binnen de tijd, veel rekening gehouden met het team, én op tijd naar huis voor de voetbalwedstrijd.”

Beste lezer,

Hoewel we nu niet samen een check-in kunnen doen, zal ik bij jou inchecken met de volgende drie vragen: Hoe gaat het? Wat vind ik belangrijk? Wat vind ik spannend?

Hoe het gaat? Het gaat goed met mij; het is zomervakantie en dat betekent rust om te lezen, luisteren en artikelen te schrijven. Het is heerlijk om door een rustig Amsterdam te fietsen en in halflege cafés te werken aan dit artikel. Ik merk ook dat ik vermoeid ben van het harde werken en kijk uit naar vier weken vakantie.

Wat vind ik belangrijk? Met dit artikel hoop ik jou, lezer, enthousiast te maken om check-in en check-out volgens Deep Democracy uit te proberen. Dat jij, net zoals ik, ervaart hoe laagdrempelig deze techniek is en hoe snel je inzicht krijgt in wat er speelt en leeft in een team en in jezelf.

Wat vind ik spannend? Of je na deze check-in blijft lezen en niet naar een andere website overstapt.

Nu is het jouw beurt om de check-in te doen.

Samenvatting check-in

Hierna ga je als facilitator samenvatten wat er in de check-in is gezegd, zoveel mogelijk in dezelfde bewoordingen zodat iedereen zich goed gehoord voelt. Aan het einde van de samenvatting vraag je aan de groep of er nog aanvullingen zijn.

Hier is mijn samenvatting: Het is zomer, heerlijk rustig in de stad, halfleeg, maar er is ook vermoeidheid door het werk en een verlangen naar vakantie. Er is hoop om met de tools van Deep Democracy te werken en spanning of er voldoende aandacht gewekt is.

Vat nu je eigen check-in samen. Probeer dit in polariteiten te doen: enerzijds is er …, anderzijds is er …

Werkvormen:

De check in kun je zowel zittend en staand doen, bij voorkeur, in een kring omdat je als facilitator en groep goed zicht hebt op elkaar.

De pop-corn stijl: Je maakt geen rondje, maar staat of zit in een kring. Een teamgenoot komt aan de beurt wanneer die dat zelf wil/voelt. Sommigen willen als eerste, anderen later. De opdracht is: ‘Pop when you’re hot before you burn.’

Sharing & Dumping: Iedereen krijgt de gelegenheid om te zeggen wat ze willen zeggen zonder dat er op elkaar gereageerd wordt.

De kracht van check-out

Herken je het gevoel dat een teamsessie abrupt eindigt, en je hoofd vol is van inzichten, acties en misschien ook irritaties? Binnen Deep Democracy eindigt elke sessie met een check-out, een gepland moment om elkaar en de context los te laten. Dit is het moment om alles te zeggen wat je wilt over de sessie. Wat bij de sessie hoort, laat je daar. Je deelt je ervaringen, en deze worden gezamenlijk onderdeel van het groepsbewuste, waardoor ze niet bij enkelen blijven hangen.

Werkvormen:

Staand of zittend, en wederom in pop-corn stijl of Sharing & Dumping.

Mijn check-out

Dit was de eerste van de drie artikelen over het toepassen van Deep Democracy technieken bij het werken met groepen. Het verbaast me hoe vlot het schrijven ging en tegelijkertijd hoop ik dat je dit artikel goed genoeg vond en dat je geïnspireerd bent geraakt om het zelf in jouw praktijk uit te proberen.

Praktische Tools voor Jouw Team

Check-in: Begin elke bijeenkomst met een check-in om verbinding te maken en belangrijke zaken te delen. Probeer de pop-corn stijl of Sharing & Dumping om iedereen op hun gemak aan het woord te laten.
Check-out: Sluit elke sessie af met een check-out om alles wat bij de sessie hoort af te ronden en gezamenlijke ervaringen te delen.

Wil je meer leren over Deep Democracy, hoe ik dit in mijn werk toepas en hoe jij ermee aan het werk kan in jouw onderwijscontext? Volg mijn atikelreeks! Het volgende artikelen behandelen de ijsbergmetafoor, de sabotagelijn, vissen en haaien, en de stappen van het Lewis model. Deel 2 komt online in november! Schrijf je in voor onze nieuwsbrief of volg deze site!

Disclaimer: Het eerste artikel is in juli 2024 geschreven en beschrijft de periode van deelname aan de leergang Deep Democracy. De leergang is op 17 september succesvol afgerond.