Wat iedereen moet weten over… interim-management

Artikel uit aug 2016, Geredigeerd door Onno Witte, Metis Onderwijsadvies, maart 2024

Met onze expertise en ruime ervaring als leidinggevenden in het beroepsonderwijs, dragen wij dagelijks bij aan de ontwikkeling en begeleiding van teammanagers, directieteams en (staf)diensten, zowel op individueel- als teamniveau.

Wat iedereen moet weten over… interim-management

Binnen alle sectoren in Nederland wordt regelmatig overwogen om voor specifieke opdrachten of situaties een interim-manager in te huren, en het beroepsonderwijs vormt hierop geen uitzondering. Dit roept standaardvragen op, zoals: Waar vind je hen? Wie zijn zij? Wat kunnen zij? Hoe opereren zij? In dit artikel proberen we antwoorden te geven op al deze vragen.

Wat is interim-management eigenlijk?

Interim-management is het tijdelijk invullen van managementposities binnen organisaties door externe professionals, meestal met gespecialiseerde vaardigheden en ervaring. Ze kunnen worden ingehuurd voor een specifieke periode om plotselinge uitdagingen aan te pakken, geplande veranderingen te begeleiden, speciale projecten te leiden, maar ook om de continuïteit van het management te waarborgen tijdens periodes van overgang, zoals bijvoorbeeld bij een onvoorziene vacature of bij herstructureringen. Interim-managers brengen vaak een frisse kijk, expertise en een onafhankelijk perspectief met zich mee, waardoor ze waardevolle bijdragen kunnen leveren aan de organisatie in verandering. De opdracht voor de interim-manager kan preventief zijn, zoals vervangingsmanagement, verandermanagement of overbruggingsmanagement. Het kan ook curatief zijn, bijvoorbeeld in geval van crisismanagement.

De specialist is in!

In de wereld van interim-management is er een algemene trend waarbij specialisten de voorkeur krijgen boven generalisten. Deze ontwikkeling sluit nauw aan bij de behoeften binnen het beroepsonderwijs. Tijdelijke en kostbare ondersteuning moet namelijk zowel inhoudelijk als procesmatig goed op de hoogte zijn, zodat zij vanaf het begin toegevoegde waarde kan bieden.

Wanneer wordt een interim-manager ingeschakeld?

Vaak wordt het inzetten van een interim-manager overwogen vanwege urgentie, of in een situatie van acute nood. Deze vereist dan een tijdelijke oplossing met een manager die bekend is met de context van het beroepsonderwijs en over senioriteit en daadkracht beschikt. Over het algemeen wordt interim-management niet gebruikt voor langdurige veranderings- of herstructureringsopdrachten, vooral vanwege de kosten. In dergelijke gevallen is het logischer om te kiezen voor een “permanente” manager of in sommige gevallen voor een tussenoplossing, zoals een fase-manager (een tijdelijke interim-manager voor een langere periode tegen een aangepast tarief).

Soms kleeft aan het begrip interim-manager het imago van ‘bullebak die het probleem wel eens eventjes komt oplossen’. Bij Metis Onderwijsadvies is dit zeker niet het geval; Onze ervaren onderwijsmanagers kennen de vloer van het beroepsonderwijs en zijn zeker geen ‘snelle jongens’ maar mensen-mensen die empathie en professionalisme belangrijk vinden.

Wat zijn de eventuele risico‘s?

Een bekend risico is het overhaast aantrekken van een interim-manager vanwege de urgentie van de situatie, waardoor het selectieproces onder druk wordt gezet en een verkeerde match kan ontstaan. Bij verander- en crisismanagement is er ook het risico van gebrek aan consensus over de noodzaak van de interventie of verandering, wat het werk van de interim-manager kan bemoeilijken. Er ligt ook een risico in de opvolging en borging van het werk van de interim-manager; Het is essentieel dat de permanente opvolger de aanpak en resultaten van de interim-manager ondersteunt en voortzet om zo de continuïteit te waarborgen.

Wat zijn de voordelen van een interim-manager?

Een eerste voordeel is zeker dat een interim – manager op korte termijn inzetbaar is.  Daarnaast is het profiel vaak overgekwalificeerd, waardoor er snel en concreet resultaat geboekt kan worden.

Van een goede interim-manager mag verwacht worden dat hij aantoonbaar waarde toevoegt aan de huidige, staande organisatie en dat die waarde een blijvend effect heeft.

Hoe een interim te selecteren?

Een overzicht van, vaak bekende, tools op een rij:

• Vraag om een up-to-date CV, aangepast aan uw vraag en met een overzicht van de relevante interim–ervaring
• Beschikbare en opvraagbare referenties
• Scores op uw eigen vragen en wensen
• Check LinkedIn profiel
• Gesprek over belangrijke aanwezige kwaliteiten:
• Onafhankelijkheid
• Empathie
• Doorzettingsvermogen
• Vermogen om mensen (snel) mee te krijgen
• Strategisch denkvermogen
• Resultaat- en implementatiegerichtheid.

Het belang van goed opdrachtgeverschap

Misschien wel het belangrijkste aspect is dat de opdrachtgever zorgt voor legitimering en het mandaat van de interim-manager. Het vaststellen en communiceren van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden is een must. Dit kan niet anders dan samengaan met de juiste en oprechte zorg voor de eigen mensen, voor wie de inzet van een interim-manager vrijwel altijd spannend is.

Een goede opdrachtgever staat ook open voor de analyse die door de interim gemaakt wordt en die nogal eens afwijkt van de eigen analyse.

Een persoonlijke match

Het moet gevoelsmatig ook klikken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Een goede relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is de basis voor een succesvolle interim opdracht. Vaak wordt in dit verband gesproken van een “emotioneel contract“ als belangrijke randvoorwaarde om het maximale uit de interim–periode te halen. Besteed zeker voldoende tijd aan dit onderdeel!

Opdrachtdefinitie en werkwijze

Als het besluit eenmaal is genomen om een interim-manager aan te stellen is het belangrijk   de opdracht goed te definiëren en een aantal afspraken met elkaar te maken en vast te leggen.

• Opdrachtbeschrijving met daarin een korte beschrijving van het vraagstuk en de typering van het type interim-management (overbrugging, verandering, crisis).
• In deze beschrijving ook de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de interim-manager.
• Plan van aanpak dat beschrijft welke resultaten op welk moment bereikt worden
• Startnotitie waarin de interim-manager beschrijft wat hij heeft aangetroffen en of een eventuele herdefiniëring van de opdracht noodzakelijk is
• Voortgangsrapportage die op afgesproken momenten inzicht geeft in vordering en eventuele afwijking van plan van aanpak.
• Eindrapportage of ‘testament’ met daarin de gerealiseerde resultaten in relatie tot de doelstellingen uit het plan van aanpak. Daarnaast ook de afspraken over de overdracht aan de opvolger en de eventuele nazorg.

Meer informatie?

Kijk op onze webpagina Onderwijsmanagment | Metis Onderwijsadvies (metis-onderwijsadvies.nl) en download de brochures
Geredigeerd door Onno Witte. Metis Onderwijsadvies, maart 2024